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O 5W2H e Suas Origens

A ferramenta 5W2H, frequentemente associada à gestão de qualidade, tem suas raízes profundamente enraizadas na história da civilização ocidental. Longe de ser uma invenção contemporânea, a metodologia 5W2H tem desempenhado um papel crucial no campo da administração, especialmente após a sua popularização na indústria automobilística japonesa. As perguntas-chave representadas por 5W2H são:

  • Quem? (Who?)
  • O quê? (What?)
  • Onde? (Where?)
  • Quando? (When?)
  • Por quê? (Why?)
  • Como? (How?)
  • Quanto? (How Much?)

Em sua aplicação prática, esta ferramenta geralmente assume a forma de tabelas, sessões de brainstorming ou anotações rápidas em cadernos.

O Uso Comum e Incorreto da Ferramenta 5W2H

Lamentavelmente, muitos profissionais e líderes na área de gestão usam a 5W2H de maneira equivocada, tratando-a como um simples guia de orientações, ao invés de uma ferramenta robusta para coleta de informações e resolução de problemas específicos.

As Origens do 5W2H: Da Filosofia ao Jornalismo

O conceito por trás do 5W2H remonta a mais de 300 anos antes de Cristo, sendo aplicado por Aristóteles na retórica. Aristóteles utilizava os “elementos de circunstância” que, surpreendentemente, se assemelham muito aos elementos do 5W2H:

  • Quem
  • O quê
  • Quando
  • Onde
  • Por quê
  • De que maneira
  • Por quais meios

Esses elementos de circunstância serviram como alicerce para a filosofia, para o direito, para os escritores e, especialmente, para os jornalistas. Mesmo com a evolução do 5W2H para sua aplicação na administração, ainda enfrentamos obstáculos na sua implementação.

Erros Comuns na Utilização do 5W2H: Uma Análise Detalhada

A simplicidade do 5W2H pode ser enganosa, levando muitos a cometerem erros significativos na sua aplicação. Esta ferramenta analítica, apesar de estudar elementos individuais e utilizar variáveis simples de uma cadeia de eventos direta, não deve ser usada para obter respostas sistêmicas. A sua natureza interdisciplinar faz com que seja mais adequada para provar algo dentro do contexto de uma teoria específica.

A Armadilha da Rotina e a Importância do Planejamento

Quando mal utilizada, a 5W2H pode reforçar uma rotina ou um mau hábito que não produz os resultados esperados, desperdiçando tempo e dinheiro e minando a confiança das pessoas na liderança. Por outro lado, quando bem planejada, esta ferramenta faz parte de um ciclo de melhoria (PDCA) e deve ser uma nova ação que impeça uma causa existente de continuar a impedir a melhoria de um KPI. Além disso, as ações propostas devem ser simples e baratas, permitindo que sejam melhoradas ou substituídas de forma rápida e eficaz.

A Importância de um Problema Específico

Antes de usar o 5W2H, é crucial ter certeza de que o problema é específico. Existem duas formas principais de analisar eventos, sejam eles reais ou teóricos: o modelo analítico e o sistêmico. Cada modelo tem uma forma diferente de pensar e, muitas vezes, as respostas obtidas podem parecer paradoxais. A tabela abaixo ilustra como esses dois modelos funcionam:

Analítico Sistêmico
Objetivo Estudo de elementos individuais. A aplicação prática dos resultados para ações/decisões não é relevante. Estudo de todo o sistema. A aplicação prática dos resultados para ações/decisões é relevante.
Foco Variável única ou representação parcial (com exatidão nos detalhes). Interações entre as variáveis relevantes do sistema (teia de efeitos).
Perspectiva Sem a inclusão do aspecto temporal na cadeia de efeitos. Com a inclusão do aspecto temporal na cadeia de efeitos.
Avaliação Através de prova dentro do contexto da teoria. Através de comparação com a realidade.
Didática Intradisciplinar no panorama geral Transdisciplinar no panorama geral

Os dois modelos de análise funcionam juntos, tanto no nosso cérebro quanto na administração teórica. No entanto, na prática, existe uma separação. Muitos profissionais tendem a acreditar que o modelo sistêmico faz parte do “planejamento estratégico”, um conceito paradoxal e inútil que serve apenas para vender cursos e livros descartáveis, e, portanto, é responsabilidade da alta administração de um negócio.

O 5W2H na Prática:

O 5W2H é uma ferramenta versátil que pode ser usada tanto para estratégia quanto para tática, mas é crucial entender a diferença entre esses dois conceitos para aplicar a ferramenta de maneira eficaz.

A estratégia é o plano geral ou a abordagem de alto nível para alcançar um objetivo a longo prazo. Envolve a definição de metas amplas, a identificação de oportunidades e ameaças e a determinação de onde concentrar recursos e esforços. Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta estratégica, estamos olhando para o quadro geral e planejando a direção geral que queremos seguir.

Por outro lado, a tática é a ação específica ou o passo a passo que é tomado para implementar a estratégia. Envolve a execução de tarefas específicas, a resolução de problemas imediatos e a realização de ações que nos aproximam de nossos objetivos estratégicos. Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta tática, estamos focados em detalhes específicos e ações imediatas.

O erro mais comum ao usar o 5W2H é não entender se a ferramenta está sendo usada para estratégia ou tática. Por exemplo, se usarmos o 5W2H para definir uma estratégia de alto nível, mas depois nos concentrarmos apenas em táticas específicas sem considerar o quadro geral, podemos perder de vista nossos objetivos a longo prazo. Da mesma forma, se usarmos o 5W2H para planejar táticas sem uma estratégia clara, podemos acabar executando ações que não nos levam na direção que queremos.

Portanto, ao usar o 5W2H, é importante sempre ter em mente se estamos usando a ferramenta para planejamento estratégico ou tático e adaptar nossa abordagem de acordo.

Uso do 5W2H como Estratégia

Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta estratégica, estamos olhando para o quadro geral e planejando a direção geral que queremos seguir. Por exemplo, uma empresa pode usar o 5W2H para planejar uma nova estratégia de marketing.

5W2H Descrição Exemplo
Who? (Quem?) Identifique quem está envolvido na ação. A equipe de marketing será responsável pela implementação da nova estratégia.
What? (O quê?) Defina claramente o que precisa ser feito. Implementar uma nova estratégia de marketing para aumentar a conscientização da marca.
Where? (Onde?) Determine onde a ação ocorrerá. A estratégia será implementada em todas as plataformas de mídia social da empresa.
When? (Quando?) Estabeleça quando a ação deve ser realizada ou concluída. A nova estratégia deve ser implementada no próximo trimestre.
Why? (Por quê?) Explique por que a ação é necessária. A empresa precisa aumentar a conscientização da marca para atrair novos clientes.
How? (Como?) Descreva como a ação será realizada. A equipe de marketing desenvolverá e implementará uma campanha de mídia social.
How Much? (Quanto?) Estime o custo da ação. A implementação da nova estratégia de marketing custará R$ 10.000,00, incluindo a criação de conteúdo e a publicidade paga.

Uso do 5W2H como Tática

Quando usamos o 5W2H como uma ferramenta tática, estamos focados em detalhes específicos e ações imediatas. Por exemplo, um gerente de vendas pode usar o 5W2H para planejar uma nova tática de vendas para um produto específico.

5W2H Descrição Exemplo
Who? (Quem?) Identifique quem está envolvido na ação. Os vendedores da loja serão responsáveis por vender o novo produto.
What? (O quê?) Defina claramente o que precisa ser feito. Os vendedores precisam vender 100 unidades do novo produto no próximo mês.
Where? (Onde?) Determine onde a ação ocorrerá. A ação ocorrerá na loja física e na loja online da empresa.
When? (Quando?) Estabeleça quando a ação deve ser realizada ou concluída. A nova tática de vendas deve ser implementada a partir do início do próximo mês.
Why? (Por quê?) Explique por que a ação é necessária. A empresa precisa aumentar as vendas do novo produto para atingir suas metas de receita.
How? (Como?) Descreva como a ação será realizada. Os vendedores serão treinados para destacar os benefícios exclusivos do novo produto e oferecer descontos para compras em volume.
How Much? (Quanto?) Estime o custo da ação. O treinamento dos vendedores custará R$ 1.000,00, mas espera-se que o aumento nas vendas compense esse custo.

Comparação do Uso do 5W2H como Estratégia e Tática

Estratégia Tática
Foco No quadro geral e na direção geral. Em detalhes específicos e ações imediatas.
Exemplo de Uso Planejamento de uma nova estratégia de marketing. Planejamento de uma nova tática de vendas para um produto específico.
Objetivo Definir metas amplas e identificar oportunidades e ameaças. Executar tarefas específicas e resolver problemas imediatos.
Resultado Esperado Direcionar a empresa na direção desejada e alcançar objetivos a longo prazo. Realizar ações que nos aproximam de nossos objetivos estratégicos.

Conclusão: A Profundidade do 5W2H e a Valorização do Conhecimento

O 5W2H é uma ferramenta poderosa que pode ser usada tanto para estratégia quanto para tática. No entanto, é crucial entender a diferença entre esses dois conceitos para aplicar a ferramenta de maneira eficaz. A estratégia é o plano geral para alcançar um objetivo a longo prazo, enquanto a tática é a ação específica para implementar a estratégia. Ao usar o 5W2H, é importante sempre ter em mente se estamos usando a ferramenta para planejamento estratégico ou tático e adaptar nossa abordagem de acordo.

Além disso, um dos segredos dos melhores líderes é a capacidade de questionar as decisões tomadas. Eles querem saber o “porquê” de cada escolha, e a equipe deve estar preparada para responder. As respostas devem estar alinhadas com o plano para a empresa, buscando a coerência entre as decisões tomadas e o que o dono sonha para seu negócio. Isso demonstra a importância do “porquê” nas decisões e como ele pode influenciar o sucesso de uma organização.

Por fim, é essencial valorizar o conhecimento e a experiência acumulados ao longo do tempo: é importante entender a origem e a evolução de processos e teorias, como o 5W2H, para melhorar nossas práticas e processos.

Para concluir, o 5W2H é uma ferramenta versátil que pode ser usada para uma variedade de propósitos, desde o planejamento estratégico até a execução tática. No entanto, para usar a ferramenta de maneira eficaz, é importante entender a diferença entre estratégia e tática, questionar o “porquê” das decisões e valorizar o conhecimento e a experiência acumulados. Ao fazer isso, podemos melhorar nossas práticas e processos e alcançar nossos objetivos de maneira mais eficaz.

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