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Visão geral

Nas empresas, delegar é uma necessidade para a gestão e crescimento da empresa. Entretanto, é comum o conceito de delegação ainda se confundir com a distribuição de tarefas e, nos piores casos, é apenas a transferências de tarefas que a liderança não gosta de fazer.

Distribuir as tarefas de acordo com cada cargo da equipe já faz parte do gerenciamento do trabalho e do tempo da equipe. O líder precisa gerenciar as tarefas que já fazem parte da descrição dos cargos da sua equipe.

Delegação é a transferência de poder. A pessoa superior na hierarquia confere a alguém poder e representatividade para agir em seu nome. O ato de delegar é sempre exercido por um superior hierárquico da pessoa escolhida para receber a delegação.

A empresa já investia em cursos e treinamentos para as lideranças, mas as promoções internas se tornaram problemáticas, o que custou tempo e dinheiro - além de gerar atrito entre as lideranças.

O primeiro passo das análises de necessidades foi identificar o motivo dos treinamentos e cursos não se traduzirem em resultados positivos para os objetivos da empresa.

Processo

Análise de necessidades

Como treinamentos e cursos já eram comuns na empresa, decidimos usar o Mapa de Ação para identificar a melhor solução para o problema de desempenho. Depois de revisar quais cursos e treinamentos foram oferecidos e quem participou deles, nos reunimos individualmente com os diretores da empresa e especialistas no assunto (SMEs). Essa abordagem nos permitiu obter informações objetivas sem criar tensões entre os membros da liderança.

1 - Quais as mudanças que queremos para a empresa?

A diretoria definiu dois objetivos para o projeto:

• Tornar os gerentes e supervisores proficientes no processo de delegação e, consequentemente, conseguir desenvolver os membros da equipe.
• Melhorar a habilidade dos gerentes e supervisores em identificar potenciais membros da equipe para promoções internas.

Era estratégico para a empresa reter os talentos internos para eventuais promoções.

2 - O que as pessoas precisam fazer para atingir esse objetivo?

Durante as entrevistas buscamos definir o que as pessoas precisariam fazer para atingir os objetivos. Nos dados coletados identificamos que a delegação eficaz era a tarefa prioritária. Ao mesmo tempo perguntamos: “Por que as pessoas não estão delegando direito?”

Entre os motivos elencados foram destacadas três situações de tensão que levava a cenários problemáticos de delegação e, consequentemente, de promoção:

• O delegado possuía boas habilidades sociais (soft skills) e limitações técnicas (hard skills).
• O delegado era indicação de outra liderança, mas possuía sérias limitações em suas habilidades (soft skills ou hard skills).
• O delegado possuía conhecimento técnico e habilidades além do que seu superior hierárquico direto possuía.

Entretanto, as três situações acima focam no delegado, e não no delegador, este último, sim, o público-alvo do projeto. Portanto, realizamos uma nova rodada de entrevistas com algumas lideranças e especialistas no assunto para entender a causa: se era um problema cultural da empresa, falta de informação, falta de habilidade etc.

Com os dados conseguimos concluir que os cursos e treinamentos entregaram o conhecimento teórico para os líderes. Entretanto, grande parte deles achavam difícil aplicar a teoria na vida real. Para eles a realidade possui nuances bem diferentes da teoria, e aplicar o material dos cursos no dia a dia seria praticamente impossível, como, por exemplo, sempre ter à disposição um profissional com todas as qualidades necessárias para delegar.

3 - Podemos ajudar as pessoas a praticar o que eles precisam fazer?

Com a Análise do Problema em mãos, chegou o momento de decidir a melhor abordagem para motivá-los a se esforçar a implementar a teoria do processo de delegação nas suas rotinas. Para isso a solução precisava ter três características:

• Ser realista e estar de acordo com o ambiente da empresa, não apenas teórico.
• Desenvolver a habilidade de aplicar fatos e princípios a novas situações.
• Ser privado, para permitir o erro e a repetição da solução até a sua compreensão.

Decidimos por criar uma experiência de eLearning baseada em cenários baseados e material informativo sobre o processo de delegação para consulta quando necessário.

A solução de design instrucional seria utilizada, a princípio, nos computadores dos participantes. Mas a empresa também queria que essa solução pudesse ser acessada de smartphones e tablets, se necessário.

4 - Qual é o MÍNIMO de informação que a pessoa precisa para praticar o que eles precisam fazer?

O material informativo precisava conter um resumo dos passos para delegação, assim como orientação para materiais mais complexos caso a pessoa precisasse ou quisesse mais informação.

Já a experiência de eLearning baseada em cenários precisava abordar as três situações de tensão que levava a problemas de delegação e de promoção.

Experiência de eLearning baseada em cenários

Desenvolvimento

Usando meu mapa de ação como base, criei então uma estrutura para este projeto, fazendo referência às minhas conversas com as SMEs para criar um cenário realista.

Este cenário seria um desafio de delegação, onde a pessoa poderia escolher seu “delegado” entre três personas, que representam as três situações de tensão durante o processo de delegação.

Cada “delegado” possui características próprias, e a pessoa precisa tomar decisões durante o processo. Cada caminho possui escolhas próprias baseadas em cada personagem. Toda decisão tomada terá uma consequência e, baseado nas suas próprias escolhas, a pessoa poderá ser promovida, ficar no cargo atual ou demitida.

As consequências são objetos importantes na experiência. É através delas que a pessoa poderá compreender seu processo de decisão e, através da interpretação, fazer uma autocrítica do seu processo de decisão e valores, observando como eles afetam a sua abordagem durante o processo de delegação.

As 3 personas, além de criar verossimilhança e preparar a pessoa para situações reais na empresa, também cria engajamento, já que há 12 possíveis finais para o cenário.

Características do projeto

• Visual personalizado: Para criar uma experiência de aprendizagem assertiva, usei visuais que levam o aluno para situações de orientação e acompanhamento do delegado.
• Escolhas: Cada fase do processo de delegação exige do aluno uma decisão. Cada decisão impacta o resultado final do desafio.
• Mentor: O aluno pode acessar um mentor para ajudá-los no cenário se sentir que precisa de apoio. Cada pergunta tem um módulo de ajuda dentro dele que tenta indicar o caminho de raciocínio, mas não dá a resposta para a pergunta.
• Feedback da escolha: À medida que o aluno navega pela experiência, ele receberá feedback por suas escolhas. Quando escolherem a resposta correta, reforçarão porque sua ação seria uma boa escolha. Se o aluno escolher uma opção incorreta, ele fornecerá feedback sobre as suas consequências. Assim como na realidade, ele não poderá voltar, mas poderá tomar decisões melhores daqui para frente
• Os 3 diferentes finais levaram os alunos a refazer o curso, se desafiando a “ser promovido” ou conseguir acertar todas as decisões.

Reflexão final

O processo de criação do Cenário Liderança e Delegação me proporcionou várias experiências importantes. As principais lições para mim foram:

• Visuais: Usei o Microsoft Powerpoint para criar o mock-up do curso, seu visual e o rascunho das interações. Essa escolha tornou mais fácil e rápido o compartilhamento e feedback, já que boa parte das pessoas já utiliza esse programa (ou algo similar). Nas fases iniciais dos projetos é importante usar ferramentas acessíveis às diversas pessoas envolvidas, não apenas ao designer instrucional e seu time.
• Depois dos retornos, importei o modelo para o Articulate Storyline e comecei o desenvolvimento com as ferramentas do programa.
• Articulate Storyline: Quanto mais complexo o projeto, mais o Articulate Storyline se mostra importante. Os diálogos foram criados usando layers. Isso foi essencial para manter a consistência das interações durante o projeto, me permitindo expandir ou reduzir a quantidade de interações conforme o necessário.
• Utilizei variáveis para criar consequências e diferentes finais de acordo com as decisões do aluno. Ao invés de criar caminhos lineares de cada decisão, as variáveis permitiram um sistema flexível, permitindo o aluno a tomar decisões certas que tenham impacto, mesmo depois de escolher errado anteriormente. Isso permite que mesmo com problemas no caminho, o delegador consiga gerenciar o projeto para conseguir um resultado positivo, assim como acontece na realidade.
• Experiência do Usuário (UX): A experiência do usuário sempre foi um elemento essencial na criação de qualquer ferramenta e experiência de aprendizagem. Os alunos gostaram do processo. Notamos uma diferença no retorno dos alunos que experimentaram o cenário inicialmente no smartphone ao invés de computadores, principalmente em relação tamanho das fontes em smartphones em telas pequenas, o que nos levou a recomendar que a primeira experiência fosse realizada em tablets ou computadores.
• Cenários complexos precisam de um desenvolvimento dedicado de uma UX para uma versão móvel devido as particularidades do uso nos smartphones.

Se gostou desse projeto e acredita que podemos ajudar a sua empresa, ficamos à sua disposição.